Política de privacidad

1Identidad del Responsable y Rol del Servicio

W3B Innovation opera CRM W3b, disponible en crm.w3b.ai. Este aviso describe el tratamiento de datos de quienes visitan el sitio, crean una cuenta o utilizan el CRM. El canal de contacto para asuntos de privacidad es soporte@w3binnovation.com. El tratamiento está sujeto a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y demás disposiciones aplicables.

Distinción de Roles: Cuando la Plataforma es contratada por una empresa cliente para gestionar sus propias relaciones comerciales, dicha empresa cliente actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y prospectos, y W3B Innovation actúa como Encargada del tratamiento conforme a las instrucciones contractuales acordadas.

2Datos Personales que Recabamos

Recabamos las siguientes categorías de datos personales:

De los Usuarios del CRM: Nombre, correo electrónico, foto de perfil cuando se proporciona, empresa, rol, identificadores de autenticación, registros de actividad y tokens de notificación. Firebase Authentication gestiona las credenciales de acceso.
De los Contactos y Prospectos (Leads): Nombre, número de teléfono, correo electrónico, empresa y puesto, mensajes y conversaciones sostenidas en WhatsApp u otros canales conectados (texto, imágenes, audios y documentos), origen del contacto (formularios web, campañas publicitarias de Meta/Facebook o WhatsApp), notas de seguimiento, citas agendadas y etapas comerciales.
Consentimiento y Preferencias: Registro de opt-in y opt-out publicitario, fecha y canal por el cual se otorgó o revocó el consentimiento.
Suscripción y facturación: Plan contratado, identificadores de cliente y suscripción, estado de los pagos y datos de facturación facilitados al contratar el servicio.
Datos técnicos: Información del navegador y dispositivo, solicitudes al servicio y señales de seguridad utilizadas para mantener la sesión, prevenir abuso y diagnosticar errores.

El CRM está destinado a la gestión comercial. Cada empresa debe limitar la información que incorpora a la necesaria para sus actividades y contar con los avisos y autorizaciones que correspondan, especialmente cuando se trate de datos sensibles.

3Finalidades del Tratamiento

Finalidades necesarias (primarias):

Proveer el servicio de gestión comercial, mensajería multicanal y seguimiento de leads.
Gestionar la autenticación segura, control de acceso por roles y aislamiento de datos por empresa.
Sincronizar agendas con Google Calendar y generar reuniones de Google Meet previa autorización.
Atender solicitudes, dudas técnicas y requerimientos de soporte.
Administrar suscripciones y pagos, prevenir fraude y mantener la seguridad del servicio.
Proporcionar funciones de inteligencia artificial, como sugerencias de respuesta y análisis de información, cuando la empresa las utilice.

Finalidades opcionales (secundarias):

Envío de comunicaciones informativas, promocionales o campañas de marketing por correo electrónico o WhatsApp.
Generación de métricas estadísticas agregadas sobre el rendimiento comercial.

Puede oponerse o revocar su consentimiento para las finalidades secundarias en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del servicio principal.

4Datos de Google y permisos de Calendar

Inicio de sesión con Google: Si eliges esta opción, recibimos tu identificador de cuenta, nombre, correo electrónico y foto de perfil disponible para autenticarte y crear o mantener tu perfil en el CRM.

Google Calendar y Meet: El acceso a Calendar se solicita por separado al utilizar la agenda. Según las funciones y permisos autorizados, tratamos disponibilidad y datos de eventos, como título, descripción, fechas, horarios, asistentes y enlaces de reuniones, para consultar disponibilidad, crear o gestionar citas y generar enlaces de Meet. Los datos de una cita se envían a Google y se comparten con los asistentes que indiques.

Almacenamiento y acceso: Conservamos los datos del perfil y las citas vinculadas al CRM en nuestra infraestructura. Los tokens que permiten operar Calendar se mantienen en la sesión del navegador o, cuando la integración requiere acceso continuado, en el servicio que gestiona esa conexión. El acceso a los datos se limita a las funciones autorizadas y a los usuarios con los permisos correspondientes dentro de tu empresa.

Uso limitado: El uso y la transferencia de información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado. Los datos obtenidos de Google se usan para las funciones que autorizas; no se venden, no se usan para publicidad personalizada ni para entrenar modelos generales de inteligencia artificial.

Revocar acceso y eliminar datos: Puedes retirar el acceso de CRM W3b desde las conexiones con terceros de tu cuenta de Google. Esto impide nuevas operaciones que requieran esa autorización. Para solicitar la eliminación de datos o tokens que ya se encuentren almacenados en el CRM, escribe a soporte@w3binnovation.com. Los eventos ya creados en Google Calendar se administran también desde tu calendario.

5Transferencias y Proveedores Tecnológicos

No vendemos datos personales. Para prestar las funciones del servicio, los siguientes proveedores pueden tratar la información necesaria según las integraciones que utilices:

Google (Google Cloud, Firebase, reCAPTCHA y Calendar): Bases de datos, archivos, autenticación, prevención de abuso y agenda autorizada.
Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Cloud API y Facebook Graph API): Envío y recepción de mensajes de WhatsApp y sincronización de leads de anuncios.
Vercel, Inc.: Plataforma de despliegue y ejecución segura de la aplicación web.
Resend, Inc.: Entrega transaccional y segmentada de correos electrónicos.
Stripe: Procesamiento de pagos y administración de suscripciones. Los datos completos de la tarjeta se proporcionan al procesador de pagos.
OpenAI: Procesamiento del contenido enviado a las funciones de inteligencia artificial, como conversaciones o información de contactos seleccionada para análisis.

Estos servicios pueden procesar datos en otros países. También podremos comunicar información cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

6Conservación y Retención de Datos

Conservamos la información mientras sea necesaria para prestar el servicio, atender solicitudes y cumplir obligaciones legales o contractuales. Cancelar una suscripción o revocar un permiso de Google no equivale a solicitar el borrado de todos los registros. Puedes solicitar la eliminación mediante el contacto de privacidad; las solicitudes se atienden conforme a los derechos de la persona titular, las instrucciones de la empresa responsable y las obligaciones de conservación aplicables.

7Ejercicio de Derechos ARCO y Revocación

Usted o su representante legal tienen derecho a Acceder a sus datos personales, Rectificarlos si son inexactos, solicitar su Cancelación u Oponerse a su tratamiento para fines específicos (Derechos ARCO), así como revocar el consentimiento previamente otorgado y limitar su uso o divulgación, conforme a la legislación aplicable.

Para ejercer estos derechos, envíe una solicitud a soporte@w3binnovation.com incluyendo:

Nombre del titular y medio de contacto para notificar la respuesta.
Documento que acredite la identidad del titular o la representación legal.
Descripción clara y precisa de los datos respecto de los que busca ejercer alguno de los derechos ARCO.

Plazos legales: Se responderá en un plazo máximo de 20 días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud. Si resulta procedente, la determinación se hará efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación.

Si tus datos fueron incorporados por una empresa que utiliza CRM W3b, puedes dirigirte también a esa empresa. Sus administradores disponen de herramientas para consultar, exportar y eliminar información de contactos dentro de su ámbito de acceso. El canal de correo permite solicitar atención aunque no tengas una cuenta del CRM.

8Medidas de Seguridad

Utilizamos medidas de seguridad para reducir el riesgo de pérdida, alteración o acceso no autorizado:

Comunicaciones mediante HTTPS y servicios de autenticación de Firebase.
Restricciones de acceso a datos según la empresa y los permisos del usuario.
Control de acceso basado en roles mínimos necesarios (RBAC) y validación de sesiones por token seguro.

9Cookies y almacenamiento del navegador

Utilizamos cookies y almacenamiento local o de sesión para mantener tu acceso, recordar preferencias y permitir funciones como las notificaciones y la conexión con Calendar. También utilizamos reCAPTCHA de Google en los procesos de autenticación para prevenir abuso. Puedes eliminar los datos del sitio o bloquearlos desde tu navegador; hacerlo puede cerrar tu sesión o afectar estas funciones.

10Modificaciones al Aviso de Privacidad

Nos reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad para la atención de novedades legislativas, políticas internas o requerimientos operativos. Dichas modificaciones estarán disponibles públicamente en esta misma sección.

Contacto de privacidad

Para cualquier duda, comentario o ejercicio de derechos respecto a este aviso, comuníquese a:
soporte@w3binnovation.com